Artykuł napisany w Luty, 2015

INWENTARYZACJA ZAPASÓW

Napisany przez ukazał się dnia 25 lutego 2015 w Rzeczpospolita | 0 komentarzy

INWENTARYZACJA ZAPASÓW

Różnice ze spisu trzeba  najpierw wyjaśnić Firmy, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, powinny zakończyć inwentaryzację za 2014 r. do 15 stycznia 2015 r. Rozliczenie niedoborów i nadwyżek w praktyce trwa nawet do końca marca. Aby jednostka mogła sporządzić sprawozdanie finansowe, które będzie przedstawiało prawdziwy i rzetelny jej obraz,  niezbędna jest współpraca działu księgowości z innymi strukturami firmy. Współpraca taka dotyczy niewątpliwie zapasów. Aby ustalić ich prawidłowy stan na dzień bilansowy konieczna jest ich inwentaryzacja przeprowadzona za pomocą spisu z natury, co wymaga komunikacji z magazynem. Kierownik jednostki w porozumieniu z działem księgowości i magazynem ustala datę spisu z natury, powołuje komisję spisową, wydaje zarządzenie o inwentaryzacji oraz instrukcję inwentaryzacyjną.  Inwentaryzacja jest istotna nie tylko z punktu widzenia ustalenia faktycznego stanu (ilości) zapasów posiadanych przez jednostkę. Umożliwia też ustalenie stopnia przydatności zapasów. Spis z natury pozwala na ustalenie, czy zapasy nie są uszkodzone na przykład na skutek niewłaściwego przechowywania, czy też przeterminowane. A to przecież niezbędne dane do właściwej wyceny bilansowej składników majątku. Konieczna właściwa dokumentacja Zgodnie z art. 27 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w trakcie inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. W trakcie inwentaryzacji mogą zostać ujawnione nadwyżki inwentaryzacyjne lub niedobory inwentaryzacyjne. Należy odpowiednio skorygować stan zapasów w księgach tak, aby był zgodny z ich rzeczywistym stanem  wynikającym ze spisu. Niedobory powstają w sytuacji gdy rzeczywisty stan magazynowy ujawniony w toku inwentaryzacji jest niższy niż stan zapasów wynikający z ksiąg rachunkowych. Nadwyżki powstaną w sytuacji, gdy rzeczywisty stan magazynowy ustalony w toku inwentaryzacji  jest wyższy niż stan zapasów wynikający z ksiąg rachunkowych. Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych można zaksięgować na „przejściowym” koncie rozliczeniowym z zespołu 2- na przykład: 241- 1 „Rozliczenie niedoborów” 241-2 „Rozliczenie nadwyżek” Niedobory towarów/materiałów ujawnione w trakcie inwentaryzacji można zaksięgować w następujący sposób: Wn „Rozliczenie niedoborów”, Ma „Towary”/„Materiały”. Nadwyżki towarów/materiałów ujawnione w trakcie inwentaryzacji można zaksięgować w następujący sposób: Ma „Rozliczenie nadwyżek”, Wn „Towary”/„Materiały”. W przypadku prowadzenia ewidencji zapasów (towarów/ materiałów) w cenach ewidencyjnych (które są różne od ceny zakupu) należy równocześnie wyksięgować odchylenia od cen ewidencyjnych dotyczące korygowanych zapasów. Dla niedoboru będzie to księgowanie: Wn/Ma „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów/towarów”, Ma/Wn konto 241 – 1 „Rozliczenie niedoborów”, A dla nadwyżki: Wn/Ma konto „Rozliczenie nadwyżek”, Ma/Wn „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów/towarów”. Na koniec roku konta „przejściowe” z tytułu rozliczenia niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych nie powinny wykazywać salda. Powinny one zostać rozliczone na 31 grudnia każdego roku obrotowego (oczywiście w sytuacji, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym). Nie tylko ubytki naturalne Zdarza się, że wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych nie jest oczywistą sprawą. Należy pamiętać, że to kierownik jednostki po uzyskaniu informacji od Komisji Inwentaryzacyjnej podejmuje ostateczną decyzję co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych jest uzależniony od przyczyny powstania niedoboru patrz tabela. Przyczyna powstania niedoboru wpływa na jego księgowanie Rodzaj niedoboru Opis Wn konto Ma konto Niedobór mieszczący się w granicach norm i ubytków naturalnych Niedobór zostanie potraktowany jako koszt podstawowej działalności operacyjnej. „Wartość sprzedanych towarów”/„Zużycie materiałów” „Rozliczenie niedoborów” Niedobór uznany za niezawiniony przez osobę materialnie odpowiedzialną Niedobór, który nie może zostać uznany za mieszczący się w granicach norm i ubytków naturalnych, jednakże niezawiniony przez pracowników nie może zostać uznany za koszt podstawowej działalności i zostanie ujęty jako pozostały koszt operacyjny. „Pozostałe koszty operacyjne” „Rozliczenie niedoborów” Niedobór powstały na skutek zdarzeń losowych Niedobór zostanie ujęty jako zdarzenie losowe. „Straty nadzwyczajne” „Rozliczenie niedoborów” Niedobór uznany za zawiniony (przez pracownika, obciążenie pracownika) Gdy okaże się, że ujawniony niedobór wynika z...

Więcej