Artykuł napisany w Luty, 2016

JAK DŁUGO PRZECHOWYWAĆ FIRMOWE DOKUMENTY

Napisany przez ukazał się dnia 10 lutego 2016 w Rzeczpospolita | 0 komentarzy

JAK DŁUGO PRZECHOWYWAĆ FIRMOWE DOKUMENTY

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty ZASADY | Jeżeli czas archiwizowania został uregulowany przez więcej niż jeden akt prawny, to należy przyjąć najdłuższy wynikający z nich termin. Jednostka może na własne potrzeby ustalać okres dłuższy niż wynikający z przepisów. Rozdział 8 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) „Ochrona danych” zajmuje się problematyką przechowywania dokumentów księgowych. Art. 71 uor stanowi, że księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane także zbiorami, muszą być przechowywane w należyty sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. W zależności od rodzaju dokumentów okres ich przechowywania może wynosić od pięciu do 50 lat lub też występuje konieczność trwałego przechowywania. Określając obowiązek przechowywania firmowych dokumentów, poza ustawą o rachunkowości należy brać też pod uwagę inne akty prawne, mianowicie: ordynację podatkową, ustawy o podatku dochodowym, ustawę o VAT, ustawę o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych, uchwałę nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeżeli termin przechowywania dokumentów księgowych został uregulowany przez więcej niż jeden akt prawny, to należy przyjąć najdłuższy wynikający z nich termin . Oczywiście jednostka może na własne życzenie przechowywać dokumenty dłużej niż stanowią to przepisy prawa, na przykład jeśli wynika to z jej wewnętrznych potrzeb czy regulaminów. Zgodnie z art. 73 uor dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Z takiego postępowania są wyłączone dokumenty dotyczące: przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Jednak warunkiem stosowania takiej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób opisany powyżej. Dokumenty mogą być przechowywane poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Podstawowe okresy przechowywania dokumentów wynikają z art. 74 ustawy Dokumenty/zbiory Okres przechowywania* Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.   Pozostałe zbiory księgi rachunkowe 5 lat karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości nie krócej niż  5 lat od upływu jej ważności dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy 5 lat *Ustalone w sposób przedstawiony w tabeli okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Listy płac i deklaracje ZUS Listy płac,...

Więcej