JAK DŁUGO PRZECHOWYWAĆ FIRMOWE DOKUMENTY

Napisany przez ukazał się dnia 10 lutego 2016 w Rzeczpospolita | 0 komentarzy

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty

ZASADY | Jeżeli czas archiwizowania został uregulowany przez więcej niż jeden akt prawny, to należy przyjąć najdłuższy wynikający z nich termin. Jednostka może na własne potrzeby ustalać okres dłuższy niż wynikający z przepisów.

Rozdział 8 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) „Ochrona danych” zajmuje się problematyką przechowywania dokumentów księgowych. Art. 71 uor stanowi, że księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane także zbiorami, muszą być przechowywane w należyty sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W zależności od rodzaju dokumentów okres ich przechowywania może wynosić od pięciu do 50 lat lub też występuje konieczność trwałego przechowywania. Określając obowiązek przechowywania firmowych dokumentów, poza ustawą o rachunkowości należy brać też pod uwagę inne akty prawne, mianowicie:

  • ordynację podatkową,
  • ustawy o podatku dochodowym,
  • ustawę o VAT,
  • ustawę o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,
  • ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych,
  • uchwałę nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jeżeli termin przechowywania dokumentów księgowych został uregulowany przez więcej niż jeden akt prawny, to należy przyjąć najdłuższy wynikający z nich termin . Oczywiście jednostka może na własne życzenie przechowywać dokumenty dłużej niż stanowią to przepisy prawa, na przykład jeśli wynika to z jej wewnętrznych potrzeb czy regulaminów.

Zgodnie z art. 73 uor dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Z takiego postępowania są wyłączone dokumenty dotyczące:

  • przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,
  • powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,
  • znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

Jednak warunkiem stosowania takiej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób opisany powyżej.

Dokumenty mogą być przechowywane poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów.

Podstawowe okresy przechowywania dokumentów wynikają z art. 74 ustawy

Dokumenty/zbiory Okres przechowywania*
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

 

Pozostałe zbiory
księgi rachunkowe 5 lat
karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat
dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną
dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione
dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości nie krócej niż  5 lat od upływu jej ważności
dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji
dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat
pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy 5 lat

*Ustalone w sposób przedstawiony w tabeli okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Listy płac i deklaracje ZUS

Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, powinny być przechowywane przez pracodawcę  przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Wynika to z art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 748 ze zm.).

Z kolei dokumenty przekazywane do ZUS: kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik powinien przechowywać przez pięć lat od momentu przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego,  na podstawie  art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r. poz. 121, ze zm.). Ten okres obowiązujące od 1 stycznia 2012 r. Natomiast w odniesieniu do powyższych dokumentów przekazanych do ZUS przed 1 stycznia 2012 r. obowiązuje 10-letni okres przechowywania.

 Na podstawie ordynacji

Podatnicy przechowują księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej – stosownie do przepisów art. 86 § 1 ordynacji podatkowej,

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 ordynacji podatkowej). Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez pieć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin przechowywania może zostać wydłużony w przypadku gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany.

Po likwidacji firmy

Zgodnie z art.76 uor zbiory jednostek, które:

1) zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej – przechowuje jednostka kontynuująca działalność;

2) zostały zlikwidowane – przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Ponadto dla jednostek zlikwidowanych mają zastosowanie pozostałe przepisy ustawy o rachunkowości i innych ustaw.

 

Urząd może poprosić o ewidencje i faktury do czasu przedawnienia zobowiązania

OBOWIĄZKI | Ustawy podatkowe nakazują przechowywanie faktur i pozostałych dokumentów związanych z rozliczaniem VAT lub CIT przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności daniny.

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 112a podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu tego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Kasy rejestrujące – paragony fiskalne

Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 ustawy o VAT), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości (art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT)

W odniesieniu do dowodów księgowych dotyczących sprzedaży detalicznej, a dokładnie paragonów fiskalnych – jeśli podatnik stosuje kasę rejestrującą z kopią papierową, to paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż po 1 stycznia 2013 r. należy przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Faktury elektroniczne

Termin przechowywania faktur elektronicznych jest taki sam jak termin przechowywania faktur w formie papierowej, to znaczy do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W formie papierowej lub cyfrowej – jest dowolność  Zarówno ustawa o rachunkowości, jak i ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie wykluczają elektronicznego sposobu przechowywania dokumentów księgowych. Dokumenty źródłowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Oznacza to, że mogą one być przechowywane w  formie elektronicznej.

W interpretacji indywidualnej Izby Skarbowej w Katowicach z  14 lipca 2015 nr IBPB-1-3/4510-23/15/PC czytamy:

„Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 §.1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta”.

Automatyczny zapis to także dowód księgowy

Uchwała Komitetu Standardów Rachunkowości z  13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych odnosi się do dowodów księgowych w formie elektronicznej i zapisów tworzonych automatycznie.

Zgodnie z uchwałą termin „dokument elektroniczny” odnosi się do formy dokumentu, jak np.:

– elektroniczna faktura,

– wydruk z systemu bankowości internetowej,

– elektroniczny dokument magazynowy,

– elektroniczny bilet lotniczy,

– dane z systemów billingowych itp.

Dokument elektroniczny stanowiący dowód księgowy powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 uor dla dowodów księgowych, z uwzględnieniem uproszczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1a uor.

Art. 21 uor stanowi, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach (art. 20 ust. 5 uor).

Zapisy takie mogą także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe.

Zapisy wprowadzone automatycznie do ksiąg rachunkowych (systemu FK) uważa się za równoważne zapisom dokonanym na podstawie dowodów źródłowych, jeżeli spełniają co najmniej następujące warunki:

  1. a) podczas rejestrowania uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych określoną w art. 21 ust. 1 pkt 2-4 uor;
  2. b) możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych i modyfikację;
  3. c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
  4. d) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Przechowywanie dokumentów_Rz_10_2_2016

Zostaw Odpowiedź

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *