Artykuły otagowane "Podatkowe"

JAK DŁUGO PRZECHOWYWAĆ FIRMOWE DOKUMENTY

Napisany przez ukazał się dnia 10 lutego 2016 w Rzeczpospolita | 0 komentarzy

JAK DŁUGO PRZECHOWYWAĆ FIRMOWE DOKUMENTY

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty ZASADY | Jeżeli czas archiwizowania został uregulowany przez więcej niż jeden akt prawny, to należy przyjąć najdłuższy wynikający z nich termin. Jednostka może na własne potrzeby ustalać okres dłuższy niż wynikający z przepisów. Rozdział 8 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) „Ochrona danych” zajmuje się problematyką przechowywania dokumentów księgowych. Art. 71 uor stanowi, że księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane także zbiorami, muszą być przechowywane w należyty sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. W zależności od rodzaju dokumentów okres ich przechowywania może wynosić od pięciu do 50 lat lub też występuje konieczność trwałego przechowywania. Określając obowiązek przechowywania firmowych dokumentów, poza ustawą o rachunkowości należy brać też pod uwagę inne akty prawne, mianowicie: ordynację podatkową, ustawy o podatku dochodowym, ustawę o VAT, ustawę o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych, uchwałę nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeżeli termin przechowywania dokumentów księgowych został uregulowany przez więcej niż jeden akt prawny, to należy przyjąć najdłuższy wynikający z nich termin . Oczywiście jednostka może na własne życzenie przechowywać dokumenty dłużej niż stanowią to przepisy prawa, na przykład jeśli wynika to z jej wewnętrznych potrzeb czy regulaminów. Zgodnie z art. 73 uor dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Z takiego postępowania są wyłączone dokumenty dotyczące: przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Jednak warunkiem stosowania takiej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób opisany powyżej. Dokumenty mogą być przechowywane poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Podstawowe okresy przechowywania dokumentów wynikają z art. 74 ustawy Dokumenty/zbiory Okres przechowywania* Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.   Pozostałe zbiory księgi rachunkowe 5 lat karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości nie krócej niż  5 lat od upływu jej ważności dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy 5 lat *Ustalone w sposób przedstawiony w tabeli okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Listy płac i deklaracje ZUS Listy płac,...

Więcej

PREZENTY ŚWIĄTECZNE

Napisany przez ukazał się dnia 23 grudnia 2015 w Rzeczpospolita | 0 komentarzy

PREZENTY ŚWIĄTECZNE

Niedrogi gadżet z logo to mniej pracy dla księgowości ŚWIĘTA W FIRMIE | Spółka zaliczy w całości w koszty zakupione dla kontrahentów świąteczne upominki i odliczy od nich VAT jeśli będą miały niewielką wartość i zostaną opatrzone logo wręczającego. Fiskus uznaje takie działanie za reklamę. Okres świąteczny obfituje w okazje do obdarowania kontrahentów. Często praktykowanym zwyczajem, ocieplającym relacje z kontrahentami jest na przykład wysyłanie im kartek świątecznych lub  wręczanie prezentów i drobnych upominków  Dla właściwego rozliczenia podatkowego upominków świątecznych wręczanych kontrahentom kluczowe będą następujące elementy: – czy prezent zawiera logo firmy, – czy prezent został wręczony tylko wybranym kontrahentom, czy też wszystkim, – jaka jest wartość prezentu. Czasem reprezentacja Dla ujmowania w księgach rachunkowych prezentów dla kontrahentów (w tym ich  podatkowego rozliczenia) kluczowe jest pojęcie „reprezentacja”. Zgodnie z art.16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie można uznać za koszt podatkowy  kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. O ile wykluczenie wydatków reprezentacyjnych z kosztów  jest jasne, o tyle samo pojęcie „reprezentacja” może budzić wątpliwości. Ustawa o CIT nie definiuje tego pojęcia. Organy podatkowe przyjmują, że wydatki na reprezentację to wydatki, jakie podatnik ponosi w celu wykreowania pozytywnego wizerunku firmy. W związku z tym, że nie ma tu jakiejś jasnej granicy, a zachowania służące budowaniu pozytywnego wizerunku firmy zmieniają się na przestrzeni lat, poszczególne zachowania/wydatki, które kiedyś mogły zostać uznane za reprezentację, obecnie mogą zupełnie nie mieścić się w tej definicji. Na przykład częstowanie kontrahentów kawą/herbatą kiedyś mogło zostać uznane za zachowanie wyjątkowe, służące budowaniu pozytywnego wizerunku firmy, ale obecnie nie jest niczym nadzwyczajnym i na pewno nie będzie reprezentacją. W przypadku, kiedy przekazywany przez spółkę prezent nie zawiera logo spółki, to nie kojarzy się z nią w żaden widoczny sposób. Wręczanie tego rodzaju upominków oznacza wydatki na  reprezentację, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Tym bardziej, gdy wręczane kontrahentom gadżety  nie wiążą się także ze specyfiką prowadzonej działalności. Wręczenie kontrahentowi prezentu bez logo spółki może być uznane za działanie służące budowaniu pozytywnego wizerunku firmy bądź kształtowaniu jej lepszego postrzegania na rynku i powinno zostać zakwalifikowane jako reprezentacja. Prezent za 200 zł z deklaracją Jeżeli firma przekazuje osobom fizycznym prezenty świąteczne, których wartość  przekracza 200 zł, to musi w związku z tym wypełnić deklarację PIT-8C. W druku tym należy wykazać  dane obdarowanego i wartość prezentu. Koniec ramki Najbezpieczniejsze rozwiązanie W ocenie organów podatkowych oznakowanie przedmiotów przekazywanych jako świąteczne upominki logo firmy powoduje, że mogą one pełnić funkcje reklamowe (w odróżnieniu od funkcji reprezentacyjnej prezentów nie zawierających firmowych znaków). W interpretacji indywidualnej z  14 stycznia 2014 r. (IPPB5/423-837/13-4/JC) Izba Skarbowa w Warszawie wskazała, że: „(…) reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Za logo uznać należy znak handlowy o charakterze graficznym, używany przez daną firmę do identyfikowania marki swojego produktu lub oferowanych usług oraz odróżniania ich od innych. Logo może obejmować zarówno nazwę przedsiębiorcy, jej skrót jak też nazwę konkretnego produktu lub usługi. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Oznakowanie przedmiotów reklamowych poprzez logo firmy powoduje, że mogą one pełnić funkcje reklamowe. Należy zauważyć, że materiały (przedmioty) reklamowe w postaci np. długopisów, kalendarzy, kubków, itp. są bardzo często wykorzystywane przez przedsiębiorców dla celów promocyjnych. Można je wobec tego uznać za zwyczajowo przyjęte środki reklamy.” Podsumowując, przekazanie materiałów reklamowych o niewielkiej wartości jednostkowej, oznaczonych logo firmy, wręczanych masowo klientom bądź potencjalnym klientom...

Więcej

ŁATWIEJ BĘDZIE ROZLICZAĆ KOREKTY

Napisany przez ukazał się dnia 21 października 2015 w Rzeczpospolita | 1 komentarz

ŁATWIEJ BĘDZIE ROZLICZAĆ KOREKTY

Skutki zdarzeń istotnie wpływających na zatwierdzone sprawozdanie ujmuje w księgach roku, w którym firma pozyskała informacje. Dotyczy to np. korekty przychodów. Od 2016 r. takie zdarzenia nie będą już wymagały poprawiania CIT-8. Ustawa o rachunkowości (dalej: uor) nie wskazuje momentu, w którym należy ujmować korekty przychodów. Nie oznacza to jednak, że nie ma na ten temat żadnej regulacji –  wynikają one min. z nadrzędnych zasad rachunkowości. Zasada memoriału ujęta w art. 6 uor mówi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty dotyczące danego roku, niezależnie od terminu ich zapłaty. Z kolei art. 42 uor stanowi, że na wynik działalności operacyjnej składają się między innymi przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów, z uwzględnieniem wszelkich opustów, rabatów i innych zwiększeń lub zmniejszeń. W związku z tym stosowana jest zasada, że korekty przychodów powinny zostać ujęte w okresie, w którym ujęto pierwotny przychód. Identyczna zasada stosowana być powinna w odniesieniu do korekt kosztów (korekty kosztów powinny być ujęte w okresie pierwotnego ujęcia kosztu). Oczywiście trzeba pamiętać o zasadzie istotności. Po dniu bilansowym Bardzo ważną datą przy rozważaniu sposobu ujęcia korekt jest dzień bilansowy. Sporządzając sprawozdanie finansowe spółka powinna przeanalizować korekty przychodów wystawione po dniu bilansowym. Często ze względu na rabaty, opusty lub reklamacje i gwarancje, po dniu bilansowym mogą nastąpić zdarzenia, w wyniku których konieczne jest wystawienie faktur korygujących. Jeśli są to kwoty istotne konieczne będzie uwzględnienie ich w przychodach roku, którego dotyczą, mimo że faktury zostały wystawione w roku kolejnym. Do zmiany Należy tu też uwzględnić art. 54 uor, zgodnie z którym jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, ujmując jednocześnie odpowiednie zapisy w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia wystarczy zamieścić w informacji dodatkowej. Z kolei jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, o których mowa powyżej, po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała. Przykład Pytanie Po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2014 rok, ale jeszcze przed jego zatwierdzeniem spółka wystawiła faktury korygujące przychody (pomniejszające przychód) na kwotę 800 000 zł netto (VAT 23 proc.). Jest to kwota istotna z punktu widzenia poprawności sprawozdania finansowego. Czy spółka powinna skorygować sporządzone już sprawozdanie finansowe? Odpowiedź Tak. Wystawiając w 2015 r. faktury korygujące w 2015 r. związane z przychodem roku 2014 przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za 2014 rok, spółka powinna skorygować przychody roku 2014 i poprawić już sporządzone sprawozdanie finansowe. Możliwe są dwa sposoby skorygowania przychodu (w wartości brutto i w wartości netto): w księgach rachunkowych korygowanego roku uwzględnia się zapisy korygujące na kontach zespołu 7 oraz kontach rozrachunkowych jedynie w wartości netto lub w księgach rachunkowych korygowanego roku wykazuje się korektę w wartości brutto wraz ze zmniejszeniem VAT należnego. Ad.1 Ponieważ zmniejszenie VAT należnego nastąpi dopiero w roku bieżącym, a ponadto VAT ten nie jest należnością jednostki na dzień bilansowy, to dla pozostawienia zgodności VAT należnego z deklaracją VAT-7 za grudzień 2014 roku, bardziej odpowiednie wydaje się wprowadzanie korekt jedynie w wartości netto. Ewidencja księgowa: Zmniejszenie przychodu – wprowadzone do ksiąg roku 2014 Wn  „Przychody ze sprzedaży” 800 000 zł Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 800 000 zł Zmniejszenie VAT należnego – wprowadzone na podstawie faktury korygującej do ksiąg roku bieżącego (2015): Wn „VAT należny” 184...

Więcej